Als mensen vertellen over situaties die niet lekker lopen met hun leidinggevende, of als mensen aangeven dat ze teleurgesteld zijn in de reacties of het gedrag van hun collega’s en ik vraag hen: ‘weet die ander dat?’, ‘wat hebben jullie daarover afgesproken?’, ‘heb je het gevraagd?’
Dan wordt er nagedacht, gepeinsd en blijft het geregeld even stil.
En dan komen er antwoorden als:
Nee, eigenlijk niet…
Ja, maar het is toch logisch dat…
Ja, maar dat weet ze toch wel…
Ik mag er toch wel vanuit gaan dat…
Kortom, we denken vaak te weten dat de ander iets al weet of begrijpt. We denken dat de ander net zo denkt als wij. Zo ontstaan er ‘verwachte” reacties, waar de ander geregeld niet aan voldoet. Vaak zijn onze verwachtingen überhaupt geeneens uitgesproken. Of niet helder genoeg uitgesproken.
Als je ergens vanuit gaat zonder dat te controleren heb je natuurlijk altijd kans dat je ernaast zit. Dit zorgt voor misverstanden en verwarring. Vooral in de communicatie met de ander, lijkt dit veelvuldig te gebeuren.
Als je teleurstellingen wilt voorkomen kun je maar beter je verwachtingen uitspreken of beter nog: maak afspraken met elkaar. Zeg wat je bedoelt en stel vragen. Breek door de communicatiemuur heen. Een mooie tool daarvoor zijn deze 5 checks voor effectief afspreken:
1. Heb je het gevraagd?
Vaak vergeten we om hardop uit te spreken wat we van de ander willen….
2. Heeft de ander jouw boodschap ontvangen?
We nemen aan dat de ander luistert als we iets zeggen en dat onze boodschap wel aan is gekomen, maar dat is niet altijd het geval ….
3. Heeft de ander jou ook begrepen?
Dat de ander jouw boodschap heeft ontvangen betekent nog niet dat die ander ook begrepen heeft wat jouw bedoelingen zijn…
4. Bestaat er overeenstemming tussen jou en de ander?
Begrepen wil nog niet zeggen dat de ander ermee heeft ingestemd…
Is de ander het met jouw voorstel eens?
Of neemt die jouw boodschap aan ter kennisname?
5. Welke afspraken heb je gemaakt over de uitvoering en opvolging?
Overeenstemming betekent nog niet dat het is gedaan…. Wat spreek je af met elkaar over planning, deadlines, terugkoppeling en dergelijke?
Kortom: spreek je uit, check en bevraag.
Breek door de communicatiemuur heen.
